کنترل در یک نگاه

کنترل در یک نگاه

تعریف کنترل

کنترل (Control): کنترل، فرآیند مقایسه نتایج حاصل از عملکرد با اهداف پیش­بینی شده و انجام اقدامات اصلاحی در صورت نیاز می باشد. کنترل به مقایسه “هست‌ها” با “باید‌ها” می‌پردازد و پس از شناسایی شکاف موجود میان وضع موجود و وضع مطلوب برای رفع آن اقدام می­ کند.

فرآیند کنترل (Control process)

  • مرحله اول: تعیین استاندارد های عملکرد برای کنترل
  • مرحله دوم: تشخیص واقعی عملکرد
  • مرحله سوم: تشخیص انحرافات و تحلیل آن ها
  • مرحله چهارم: واکنش نسبت به انحرافات یا اقدامات اصلاحی

تعیین استاندارد یا ضابطه

  • معیارهای کمّی: عواملی نظیر درآمد، هزینه، میزان تولید، سرمایه، سود
  • معیارهای کیفی: عواملی نظیر کیفیت و مطلوبیت خدمات و محصولات
  • معیارهای مختلط: ترکیبی از استاندارد‌ های کمی‌ و کیفی (مطلوبیت و کمیت خدمات و تولیدات)

مقایسه عملکرد‌ها با اهداف و استاندارد‌ها

  • روش نمونه­ گیری (Sampling): نمونه ­ای از کمیت و یا کیفیت محصولات و خدمات انتخاب و با طرح برنامه ­ریزی شده مقایسه می ­شود. (روش­ های مقایسه عملکرد و استاندارد)
  • روش مشاهده و مذاکره غیررسمی (Informal Observing): ‌جمع­آوری اطلاعات با مشاهده رفتار کارکنان در وضعیت طبیعی
  • روش پیش­ بینی (Predicting): با توجه به آنچه که ممکن است در آینده اتفاق افتد، امکان اتخاذ تدابیر مناسب برای پیشگیری و مقابله را فراهم می‌سازد.
  • روش گزارش­ گیری (Reporting): ارزیابی عملکرد با استفاده از گزارش‌‌های کتبی و شفاهی کارکنان

تنظیم و اجرای برنامه‌‌ها و اقدامات اصلاحی

کنترل عملیات: روش‌‌هایی که در امور تدارکات، تولید، بازاریابی، حسابداری و… عملیات مرتبط با تولید را در دوره‌‌های عملیاتی کوتاه­مدت، میان­مدت و بلندمدت مورد بررسی قرار می ­دهند.

بودجه: ارائه برنامه‌های سازمان در قالب اعداد و ارقام پولی و مالی و استفاده از هزینه‌‌ها به عنوان شاخصی برای کنترل و ارزیابی تعریف می شود.

گزارش‌‌ های بررسی آماری: گزارش ­هایی که به­صورت مستمر و ادواری به بررسی موضوع­های مختلف سازمانی می‌پردازند (مانند رضایت کارکنان،کیفیت، میزان فروش و …).

ارزشیابی عملکرد واحد‌ها: ارزیابی فعالیت‌های مختلف واحد‌های سازمانی

کنترل مستمر: از اولین مرحله اجرای یک برنامه تا آخرین مرحله آن، کلیة فعالیت‌های اجرایی تحت نظر قرار می‌گیرند و به محض اینکه انحرافی مشاهده شود، برای اصلاح آن اقدام می‌شود.

کنترل عملکرد مدیریت: کنترل و ارزیابی چگونگی انجام وظایف تخصصی مدیریت مانند بازاریابی، تولید، و فروش، هدایت کارکنان و … .

روش های کنترل

انواع کنترل

الف) انواع کنترل براساس زمان

کنترل آینده­ نگر (Feedforward Control): در این روش، قبل از اجرای برنامه و بر اساس پیش ­بینی نتایج عملیات، مشکلات احتمالی در آینده شناسایی شده و برای رفع آن‌ها برنامه‌‌های اصلاحی مناسبی تنطیم می‌گردد.

کنترل حال ­نگر (Real-Time Control): دراین نوع کنترل که در زمان اجرای برنامه صورت می‌گیرد، تلاش می­شود در حین اجرای عملیات، عملکرد‌های انحرافی اصلاح گردند و از وقوع خطاهی بیشتر جلوگیری شود.

کنترل گذشته ­نگر (Feedback Control): پس از پایان عملیات، با بررسی نتایج آن میزان انحراف از برنامه‌‌ها مشخص می‌شود و از نتایج به دست آمده برای اقدامات یا برنامه‌ ریزی ‌‌های بعدی استفاده قرار می ­شود.

ب) انواع کنترل براساس هدف

کنترل ‌‌های پیش­ گیرنده (Preventive Control): در این نوع کنترل، با پیش­ بینی خطاها و انحرافات مختلف که ممکن است در مسیر اجرای برنامه پیش آیند، تلاش می ­شود از بروز آن­ها جلوگیری شود تا نیاز به اقدامات اصلاحی به حداقل ممکن برسد.

کنترل ‌‌های اصلاح کننده (Corrective Control): هدف از این نوع کنترل شناسایی و رفع خطاها و انحراف ­هایی است که در اجرای برنامه پیش آمده ­اند. در این حالت به منظور تغییر رفتار‌ها و عملکرد‌های نادرست، کارکنان را با قواعد و استاندارد ‌های تعیین ­شده سازگار می‌کنند.

ویژگی­ های سیستم کنترلی موثر

  • ارائه اطلاعات به­ هنگام: تا امکان پیش­ گیری و یا رفع به موقع نواقص و مشکلات وجود داشته باشد.
  • ارائه اطلاعات دقیق و صحیح: تا انحرافات به درستی شناسایی و اصلاح شوند.
  • هدفمند بودن و برنامه داشتن: هدف و سازوکار کنترل باید روشن باشد.                     
  • معقول بودن و مقبولیت: منطقی بودن کنترل اجرای آن را تسهیل می­ نماید. (ویژگی ­های سیستم کنترلی موثر)
  • مقرون به ­صرفه بودن: منافع حاصل از کنترل باید بیش از هزینه ­های آن باشد.
  • تاکید بر نقاط حساس و راهبردی: بررسی دقیق وضعیت نقاط حیاتی که تاثیر بسیار زیادی بر پیشرفت و نتایج عملیات دارند.
  • انعطاف­ پذیری: سیستم کنترل باید به ­گونه­ای طراحی شود که در صورت ایجاد تغییر در برنامه‌‌ها و شرایط، جواب گوی نیاز‌های جدید سیستم‌‌های تحت کنترل باشد.
  • عینی بودن: معیارها و استانداردهای کنترل باید دقیق، عینی و قابل اندازه ­گیری باشند.
  • انطباق با تفاوت‌های فردی: سیستم کنترلی باید قابلیت ارزیابی عملکرد افرادی دارای نیازها و ویژگی­ های مختلف را داشته باشد.
  • خطایابی و اصلاح­ کنندگی: سیستم کنترلی باید قابلیت شناسایی خطاها و انحراف­ های موجود را داشته باشد، تا بتوان به موقع برای رفع آن­ها اقدام کرد.
  • تناسب داشتن با جایگاه سازمانی: لزوم توجه به شرایط و ویژگی­ های خاص واحدها و سطوح مختلف سازمانی.
  • قابل تجدید نظر بودن: خود سیستم کنترلی نیز باید قابلیت اصلاح و به­ روز شدن را داشته باشد.

کنترل در صنعت

مشکلات کنترل

مقاومت کارکنان: چون کارکنان کارکرد سیستم‌‌های کنترل را شناسایی نقاط ضعف می‌دانند در مقابل آن مقاومت می­ کنند. (باید تلاش شود تا کنترل به عنوان”اقدامی‌اصلاحی” تصور شود، نه مچ­گیری) علاوه بر این نقاط ضعف و قوت کارکنان باید با هم مورد ارزیابی قرار گیرد.

تاخیر در ارائه نتایج کنترل: نتایج کنترل باید به ­موقع در اختیار مدیران قرار گیرند تا بتوانند اقدامات اصلاحی لازم را به ­موقع انجام دهند.

استفاده از معیار‌های غیرواقعی و غیرمنصفانه: معیار‌های مورد استفاده برای ارزیابی کارکنان باید منصفانه، واقع بینانه و عینی باشند تا از بی­ اعتماد شدن کارکنان به سیستم کنترل جلوگیری شود.

انواع سیستم­ های کنترلی

سیستم ­های کنترل تشخیصی: این سیستم‌ها مدیر را قادر می‌سازند تا وضعیت بخش‌های مختلف سازمان را از حیث عملکرد و سلامت کنترل کنند. هدف از به کارگیری این سیستم­ ها آزاد ساختن بخشی از وقت مدیران است که صرف تشخیص وضعیت‌های غیرعادی می­ شد.

سیستم­ های کنترلی ارزشی: در این روش سازمان­ ها با تبیین دقیق ارزش ­ها و رهنمودهای مدیران عالی، زمینه پذیرش مشتاقانه کارکنان را فراهم می‌آورند.

سیستم ­های کنترل تحدیدی: این روش با استفاده از عبارات نهی­ کننده حدود کارکنان را مشخص می­ کند و به آن­ها می‌گوید که چه کارهایی را نباید انجام دهند.

سیستم‌ های کنترلی تعاملی: در سازمان­ های کوچک، مدیر از راه تشکیل جلساتی با کارکنان به طور غیررسمی‌ به بررسی فرصت­ها و تهدیدات جاری می‌پردازد. تعاملی ساختن یک سیستم کنترل مستلزم جلب اعتماد و همکاری همه اعضاء سازمان است.

فروشگاه اینترنتی ایران الکتریک

Iran Electric Shop

هم اکنون خرید کنید...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

10 − 9 =