کنترل در یک نگاه - ایران الکتریک شاپ

تعریف کنترل

کنترل (Control): کنترل، فرآیند مقایسه نتایج حاصل از عملکرد با اهداف پیشبینی شده و انجام اقدامات اصلاحی در صورت نیاز می باشد. کنترل به مقایسه “هست‌ها” با “باید‌ها” می‌پردازد و پس از شناسایی شکاف موجود میان وضع موجود و وضع مطلوب برای رفع آن اقدام می کند.

فرآیند کنترل (Control process)

مرحله اول: تعیین استاندارد های عملکرد برای کنترل
مرحله دوم: تشخیص واقعی عملکرد
مرحله سوم: تشخیص انحرافات و تحلیل آن ها
مرحله چهارم: واکنش نسبت به انحرافات یا اقدامات اصلاحی

تعیین استاندارد یا ضابطه

معیارهای کمّی: عواملی نظیر درآمد، هزینه، میزان تولید، سرمایه، سود
معیارهای کیفی: عواملی نظیر کیفیت و مطلوبیت خدمات و محصولات
معیارهای مختلط: ترکیبی از استاندارد‌ های کمی‌ و کیفی (مطلوبیت و کمیت خدمات و تولیدات)

مقایسه عملکرد‌ها با اهداف و استاندارد‌ها

روش نمونه گیری (Sampling): نمونه ای از کمیت و یا کیفیت محصولات و خدمات انتخاب و با طرح برنامه ریزی شده مقایسه می شود. (روش های مقایسه عملکرد و استاندارد)
روش مشاهده و مذاکره غیررسمی (Informal Observing): ‌جمعآوری اطلاعات با مشاهده رفتار کارکنان در وضعیت طبیعی
روش پیش بینی (Predicting): با توجه به آنچه که ممکن است در آینده اتفاق افتد، امکان اتخاذ تدابیر مناسب برای پیشگیری و مقابله را فراهم می‌سازد.
روش گزارش گیری (Reporting): ارزیابی عملکرد با استفاده از گزارش‌‌های کتبی و شفاهی کارکنان

تنظیم و اجرای برنامه‌‌ها و اقدامات اصلاحی

کنترل عملیات: روش‌‌هایی که در امور تدارکات، تولید، بازاریابی، حسابداری و… عملیات مرتبط با تولید را در دوره‌‌های عملیاتی کوتاهمدت، میانمدت و بلندمدت مورد بررسی قرار می دهند.

بودجه: ارائه برنامه‌های سازمان در قالب اعداد و ارقام پولی و مالی و استفاده از هزینه‌‌ها به عنوان شاخصی برای کنترل و ارزیابی تعریف می شود.

گزارش‌‌ های بررسی آماری: گزارش هایی که بهصورت مستمر و ادواری به بررسی موضوعهای مختلف سازمانی می‌پردازند (مانند رضایت کارکنان،کیفیت، میزان فروش و …).

ارزشیابی عملکرد واحد‌ها: ارزیابی فعالیت‌های مختلف واحد‌های سازمانی

کنترل مستمر: از اولین مرحله اجرای یک برنامه تا آخرین مرحله آن، کلیة فعالیت‌های اجرایی تحت نظر قرار می‌گیرند و به محض اینکه انحرافی مشاهده شود، برای اصلاح آن اقدام می‌شود.

کنترل عملکرد مدیریت: کنترل و ارزیابی چگونگی انجام وظایف تخصصی مدیریت مانند بازاریابی، تولید، و فروش، هدایت کارکنان و … .

انواع کنترل

الف) انواع کنترل براساس زمان

کنترل آینده نگر (Feedforward Control): در این روش، قبل از اجرای برنامه و بر اساس پیش بینی نتایج عملیات، مشکلات احتمالی در آینده شناسایی شده و برای رفع آن‌ها برنامه‌‌های اصلاحی مناسبی تنطیم می‌گردد.

کنترل حال نگر (Real-Time Control): دراین نوع کنترل که در زمان اجرای برنامه صورت می‌گیرد، تلاش میشود در حین اجرای عملیات، عملکرد‌های انحرافی اصلاح گردند و از وقوع خطاهی بیشتر جلوگیری شود.

کنترل گذشته نگر (Feedback Control): پس از پایان عملیات، با بررسی نتایج آن میزان انحراف از برنامه‌‌ها مشخص می‌شود و از نتایج به دست آمده برای اقدامات یا برنامه‌ ریزی ‌‌های بعدی استفاده قرار می شود.

ب) انواع کنترل براساس هدف

کنترل ‌‌های پیش گیرنده (Preventive Control): در این نوع کنترل، با پیش بینی خطاها و انحرافات مختلف که ممکن است در مسیر اجرای برنامه پیش آیند، تلاش می شود از بروز آنها جلوگیری شود تا نیاز به اقدامات اصلاحی به حداقل ممکن برسد.

کنترل ‌‌های اصلاح کننده (Corrective Control): هدف از این نوع کنترل شناسایی و رفع خطاها و انحراف هایی است که در اجرای برنامه پیش آمده اند. در این حالت به منظور تغییر رفتار‌ها و عملکرد‌های نادرست، کارکنان را با قواعد و استاندارد ‌های تعیین شده سازگار می‌کنند.

ویژگی های سیستم کنترلی موثر

ارائه اطلاعات به هنگام: تا امکان پیش گیری و یا رفع به موقع نواقص و مشکلات وجود داشته باشد.
ارائه اطلاعات دقیق و صحیح: تا انحرافات به درستی شناسایی و اصلاح شوند.
هدفمند بودن و برنامه داشتن: هدف و سازوکار کنترل باید روشن باشد.
معقول بودن و مقبولیت: منطقی بودن کنترل اجرای آن را تسهیل می نماید. (ویژگی های سیستم کنترلی موثر)
مقرون به صرفه بودن: منافع حاصل از کنترل باید بیش از هزینه های آن باشد.
تاکید بر نقاط حساس و راهبردی: بررسی دقیق وضعیت نقاط حیاتی که تاثیر بسیار زیادی بر پیشرفت و نتایج عملیات دارند.
انعطاف پذیری: سیستم کنترل باید به گونهای طراحی شود که در صورت ایجاد تغییر در برنامه‌‌ها و شرایط، جواب گوی نیاز‌های جدید سیستم‌‌های تحت کنترل باشد.
عینی بودن: معیارها و استانداردهای کنترل باید دقیق، عینی و قابل اندازه گیری باشند.
انطباق با تفاوت‌های فردی: سیستم کنترلی باید قابلیت ارزیابی عملکرد افرادی دارای نیازها و ویژگی های مختلف را داشته باشد.
خطایابی و اصلاح کنندگی: سیستم کنترلی باید قابلیت شناسایی خطاها و انحراف های موجود را داشته باشد، تا بتوان به موقع برای رفع آنها اقدام کرد.
تناسب داشتن با جایگاه سازمانی: لزوم توجه به شرایط و ویژگی های خاص واحدها و سطوح مختلف سازمانی.
قابل تجدید نظر بودن: خود سیستم کنترلی نیز باید قابلیت اصلاح و به روز شدن را داشته باشد.

مشکلات کنترل

مقاومت کارکنان: چون کارکنان کارکرد سیستم‌‌های کنترل را شناسایی نقاط ضعف می‌دانند در مقابل آن مقاومت می کنند. (باید تلاش شود تا کنترل به عنوان”اقدامی‌اصلاحی” تصور شود، نه مچگیری) علاوه بر این نقاط ضعف و قوت کارکنان باید با هم مورد ارزیابی قرار گیرد.

تاخیر در ارائه نتایج کنترل: نتایج کنترل باید به موقع در اختیار مدیران قرار گیرند تا بتوانند اقدامات اصلاحی لازم را به موقع انجام دهند.

استفاده از معیار‌های غیرواقعی و غیرمنصفانه: معیار‌های مورد استفاده برای ارزیابی کارکنان باید منصفانه، واقع بینانه و عینی باشند تا از بی اعتماد شدن کارکنان به سیستم کنترل جلوگیری شود.

انواع سیستم های کنترلی

سیستم های کنترل تشخیصی: این سیستم‌ها مدیر را قادر می‌سازند تا وضعیت بخش‌های مختلف سازمان را از حیث عملکرد و سلامت کنترل کنند. هدف از به کارگیری این سیستم ها آزاد ساختن بخشی از وقت مدیران است که صرف تشخیص وضعیت‌های غیرعادی می شد.

سیستم های کنترلی ارزشی: در این روش سازمان ها با تبیین دقیق ارزش ها و رهنمودهای مدیران عالی، زمینه پذیرش مشتاقانه کارکنان را فراهم می‌آورند.

سیستم های کنترل تحدیدی: این روش با استفاده از عبارات نهی کننده حدود کارکنان را مشخص می کند و به آنها می‌گوید که چه کارهایی را نباید انجام دهند.

سیستم‌ های کنترلی تعاملی: در سازمان های کوچک، مدیر از راه تشکیل جلساتی با کارکنان به طور غیررسمی‌ به بررسی فرصتها و تهدیدات جاری می‌پردازد. تعاملی ساختن یک سیستم کنترل مستلزم جلب اعتماد و همکاری همه اعضاء سازمان است.

فروشگاه اینترنتی ایران الکتریک

Iran Electric Shop